Порядок действий с документацией юридического лица при ликвидации или банкротстве регламентирован рядом нормативных актов:
- архивным законодательством;
- законом об ООО и АО;
- законом о регистрации юридических лиц, о банкротстве организаций и др.
Соответственно, вся документация ликвидируемой компании передается ее правопреемнику или вышестоящей организации. Если таких правопреемников нет, то документы подлежат передаче на хранение в, государственный или муниципальный архив. Прежде всего, это документы по личному составу и заработной плате работников.
Для сохранности документов временного срока хранения придется оформлять отношения с профессиональными архивными компаниями (или передавать на хранение учредителю организации).
В любом случае документация передается ликвидационной комиссией (при банкротстве – конкурсным управляющим) в соответствующий архив на основании договора. Соответственно, расходы по подготовке, хранению и последующему уничтожению документов ложатся на ликвидируемую компанию. Указанные правила касаются коммерческих, общественных организаций и унитарных предприятий, документация которых не используется для комплектования государственных/муниципальных архивов (данную информацию можно уточнить в соответствующем органе управления архивным делом).
Подготовка архивных документов включает в себя ряд процедур:
- проведение экспертизы с целью установить ценность документа;
- оформление дела (нумерация листов, архивный переплет, составление листа-заверителя);
- составление описи для каждого вида дел с предисловием (по личному составу, постоянного и временного хранения);
- историческая справка к делам.
Работа по подготовке документации к передаче в архив должна начинаться с сортировки имеющихся документов по срокам хранения отдельно для каждой категории. При этом каждый архив может предъявлять дополнительные требования к условиям хранения документов, которые разумнее уточнить у архивных сотрудников заблаговременно. Условия приема-передачи документов (порядок, сроки, обязательства сторон) устанавливаются договором, а сам факт передачи фиксируется актом, в котором подробно указывается наименование, количество, техническое состояние дел.
Работа предстоит колоссальная: потребуется обработать и систематизировать огромное количество документов, а также исправить промахи и ошибки, допущенные при организации документооборота за прошедший период. В данной ситуации наиболее целесообразным является обращение к профессиональным архивариусам (архивистам), которые могут предложить полный комплекс услуг: от предварительной обработки документов до уничтожения бумаг, срок хранения которых истек.
