Перед любой компанией периодически встает вопрос необходимости уничтожения документации, у которой истек срок хранения. Просто так выбросить бумаги в мусор нельзя, закон требует выполнения правильно проведенного и оформленного процесса утилизации. Нарушения правил и ошибки в этом деле наказывается штрафом, также возможно и несение уголовной ответственности.
В каких случаях можно утилизировать документы
Сотрудники организаций и предприятий, ответственные за архивное хранение, не могут утилизировать документы по собственному желанию, например, при необходимости освободить стеллаж или ящик для других бумаг. Архивные дела подлежат уничтожению в следующих случаях:
- истек срок хранения;
- бумаги перестали быть актуальными, их заменили новыми версиями документов;
- произошла порча документов из-за неправильного хранения – в результате текст выцвел, покрылся расплывающимися пятнами, его стало невозможно прочесть или распознать.
Как правильно утилизировать документы
Для уничтожения документации не обязательно привлекать стороннюю организацию, все этапы работники компании могут провести самостоятельно, однако, ответственному лицу необходимо:
- Выделить из общей массы документы, срок хранения которых уже истек.
- Создать экспертную комиссию для принятия решения о целесообразности уничтожения документации.
- Составить акт о направлении бумажного массива на уничтожение.
- Отправить заявку в контролирующий госорган (например, Росархив) для получения разрешения на уничтожение бумаг.
- Ликвидировать бумажные носители выбранным способом.
- Составить акт, подтверждающий утилизацию бумаг.
К утилизации допускаются документы временного хранения (до 5, 10 лет), а также бумажные носители длительного хранения, которые хранятся в архивах более 75 лет (например, исторические документы, планы и карты).
Проведение экспертизы
В экспертную комиссию обычно входят сотрудники различных подразделений компании. Рекомендуется включать в комиссию более трех специалистов, среди которых должны быть представители бухгалтерского, кадрового и юридического отдела. В обязательном порядке руководство назначает председателя. Эксперты определяют ценность документов, выявляют нарушения в хранении, разделяют бумажный массив на категории, составляют список бумаг, которые подлежат утилизации.
По завершении экспертизы составляется акт, который подписывает председатель и члены экспертной комиссии.
Законом допускается единоличное принятие решения руководством компании об утилизации документов, но в этом случае существует большой риск совершения ошибки.
Акты на утилизацию документации
В процессе уничтожения документов составляется два акта – о выявлении бумаг для утилизации и о самом факте уничтожения. Акты составляются в свободной форме, но должны содержать следующие сведения:
- перечень (с номером и датой) и количество бумаг;
- основания для уничтожения бумажного массива;
- способ уничтожения;
- подписи членов комиссии.
Нет необходимости перечислять в акте название и другие характеристики документации, достаточно разделить бумажный массив на группы сгруппировать по содержанию с указанием даты создания первого и последнего документа в группе.
«Примечание» – пункт, который также может содержать акт. В данный пункт вносятся важные пояснения.
Способы утилизации документов
Измельчение с помощью шредера
Способ, выгодный для небольших компаний. Позволяет с помощью шредера быстро уничтожить бумаги своими силами. В зависимости от модели, устройство может иметь полезный объем до 10-300 л, способно одновременно измельчать «пресс» из 10-30 листов.
Недостатки метода – необходимость покупки шредера, а также уничтожения обрезков документов. Кроме того, существует вероятность восстановления документов.
Если такой способ утилизации используется при обращении в стороннюю организацию, то процесс уничтожения должен проходить в присутствии члена экспертной комиссии или ответственного сотрудника. Такое решение исключает риск попадания документов в третьи руки и обеспечивает конфиденциальность информации.
Сжигание бумаг
В этом случае привлекаются организации, которые имеют специальные печи и лицензии на осуществление данной деятельности. В печах сжигается не только бумага, но и полностью уничтожаются флешки и другие носители информации, выполненные из горючих материалов.
Как происходит процедура
- Заключается договор на уничтожение бумаг.
- Документы складываются в специальную емкость, которая опечатывается и передается работникам организации, специализирующейся на утилизации.
- Емкость отправляется в печь, где полностью сгорает вместе с содержимым.
- Заказчик получает акт об уничтожении документов.
Метод позволяет безвозвратно уничтожить документы. За 30-60 минут в печи можно сжечь до 5 тонн бумаги.
Вывоз бумажного массива на полигон или передача перерабатывающему предприятию
Процедура утилизации подразумевает заключение договора с утилизирующей организацией/предприятием с последующей передачей бумажного массива и получением акта о выполненных работах.
Захоронение на полигонах – самый расточительный способ утилизации документов. Передача на предприятия для получения вторсырья экономит природные ресурсы, снижает затраты на производство новой бумажной продукции. Однако, оба варианта не могут обеспечить конфиденциальность документации, направленной на утилизацию.
Утилизация электронных документов
Кроме бумажного архива, в каждой компании имеется и электронная документация, которая также подлежит утилизации по истечении срока годности. Процесс уничтожения цифровых документов зависит от носителей, на которых была сохранена информация.
Уполномоченное лицо может стереть устаревшую информацию, переписать на другой носитель, физически уничтожить документы вместе с носителем (картой памяти, флешкой, диском, дискетой).
Независимо от того, каким способом будут уничтожены электронные документы, процедура утилизации полностью совпадает с процессом уничтожения бумажной документации. То есть, решение принимается комиссией, которая выделяет файлы, подлежащие уничтожению, и обосновывает свое решение. Сам процесс утилизации подтверждается актами с подписями членов комиссии.
Заключение
Утилизация документов с истекшим сроком хранения должна проводиться строго в соответствии с законом и обеспечивать безопасность информации. Если компания не может самостоятельно провести уничтожение документации или объем информации довольно большой, то рекомендуется обратиться в организацию, которая предоставляет профессиональные услуги в сфере утилизации бумажных и электронных документов.
