Зачем нужно уничтожать документы?

Несмотря на тенденцию цифровизации, для любого бизнеса характерно большое количество бумаг: учредительных, распорядительных, налоговых, финансовых. Утилизации подлежат лишь документы с истекшим сроком в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Несоблюдение требований законодательства может привести к различным негативным последствиям, поэтому важно грамотно подойти к процедуре их уничтожения.

Зачем нужно уничтожать документы?

Какие документы разрешается утилизировать?

У каждого документа есть свой срок действия. Работа с бухгалтерскими документами осуществляется на положениях ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» и ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии с этими нормативными актами документы, использующиеся в бухгалтерском или налоговом учете, а также для исчисления налоговых платежей, необходимо хранить в течение 5 лет. Также в течение этого срока необходимо обеспечить сохранность:

  • кассовых книг;
  • оборотных ведомостей;
  • рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
  • актов ревизий;
  • договора на банковское обслуживание;
  • кредитного договора (при наличии залог срок увеличивается до 10 лет) и т.д.

Особого внимания требует хранение кадровых документов. Срок обеспечения сохранности личных дел сотрудников, анкет, зарплатных реестров, приказов о направлении в командировку составляет до 50 лет (в ряде случаев: до 75 лет).

За преждевременное уничтожение документа или его потерю предусмотрена административная ответственность путем наложения штрафа на должностное лицо и организацию.

В случае уничтожения документов до истечения срока из-за непригодности к чтению, вызванную внешними обстоятельствами (пожар, затопление, стихийные бедствия), необходимо сделать соответствуют отметку в акте в разделе «примечание».

Пошаговый алгоритм уничтожения документов

Процедура утилизации начинается с формирования экспертной комиссии. Ее состав и функции утверждаются руководителем. Обычно в ней присутствует не менее 3-х человек из разных отделов (бухгалтерия, кадровая служба, юридическое подразделение). Их основная задача – правильно определить, какие документы можно утилизировать, а какие нет.

Функционал экспертной комиссии обычно включает решение следующих задач:

  • отбор документов для утилизации;
  • проверка папок с документами на предмет наличия актуальных бумаг и с истекшим сроком действия;
  • расшивка дела;
  • разработка акта;
  • уничтожение отобранных объектов.

Если в одном деле находятся документы с истекшим сроком и актуальные бумаги, то дело необходимо его расшить и укомплектовать заново.

В ходе проверки могут быть выявлены оригиналы и их копии. В этом случае необходимо оставить на хранении только оригинальные документы, а все дубликаты уничтожить.

Микро- и малый бизнес редко создает экспертную комиссию. Эти обязанности обычно возлагаются на секретаря или иных должностных лиц, например, сотрудников кадровой службы.

Зачем нужно уничтожать документы?

Далее осуществляется отбор документов, срок хранения которых истек. Перечень бумаг к уничтожению отражается в акте. На законодательном уровне строгих рекомендаций к его бланку нет. Однако, большая часть организаций использует форму, рекомендованную Приказом Минкультуры РФ № 526. Данный документ включает в себя 2 части:

  1. Табличная. Здесь необходимо указать наименование дела, год, количество единиц, установленные сроки хранения по закону, примечания.
  2. Информационная. В данном разделе отражается общее количество страниц, реквизиты протокола экспертной комиссии о согласовании, подпись руководителя, дату.

После организационных моментов можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Способ ликвидации не установлен на законодательном уровне, поэтому организация сама решает, как лучше избавиться от бумаг: измельчить, сжечь или отправить на переработку подрядчику по договору.

Подготовительный этап включает в себя следующие мероприятия:

  • изъятие документации из архива, сейфа или специально отведенных мест;
  • удаление скрепок и иных соединений;
  • упаковку для транспортировки к месту ликвидации.

Недопустимо использование документов с истекшим сроком на иные цели, например, для черновиков.

Большая часть документов сейчас хранится в электронном виде. Электронный ресурс также требуется своевременно очищать. Процесс уничтожения для данной категории является идентичным. Его особенностью выступает необходимость ликвидации документа вместе с его носителем, а также всех сделанных копий. В случае нахождения документов на жестком диске компьютера перенос в корзину или удаление через функцию «delete» не гарантирует полное уничтожение. В этом случае требуются дополнительные мероприятия, например, утилизация винчестера.

Как не ошибиться со сроком хранения

Рекомендуем учитывать следующие правила:

  • срок оформления 2010 год и позже: необходимо руководствоваться Приказом Росархива № 236 и ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • срок оформления 2009 год и ранее: обращаем внимание на требования, установленные Приказом Росархива от 06 октября 2010 года.

Ликвидации подлежат документы, срок хранения которых истек на 1 января отчетного года. Например, первичная документация от 2019 года подлежит уничтожению не ранее 1 января 2024 года.

Зачем нужно уничтожать документы?

Какие документы лучше сохранить?

Несмотря на окончание срока, рекомендуем сохранить финансовые документы:

  • в случае возможного судебного разбирательства или при получении претензии;
  • если в организации был зафиксирован убыток (их срок хранения увеличивается пропорционально данному периоду);
  • по крупным сделкам (информация может быть запрошена налоговыми органами при проверке партнера).

Итак, документы с истекшим сроком необходимо своевременно уничтожать. Процесс является строго регламентированным с оформлением акта. Ответственность за сохранность документов лежит на руководителе. По приказу этот функционал может быть передан другому должностному лицу.

Архивные услуги

Наши клиенты — наше имя

Mail
Ланта-Банк
Лаборатория Касперского
Кинö
Holiday Inn
Otis
ОАО Российские железные дороги
Metabo
Hilton
ЛУКОЙЛ
Salamander
Большой театр
АО КБ «Соколовский»
Газпром

Отзывы

ООО «СТ групп»
ООО «Джилли-Моторс»
ООО «СимКоннект»
ООО «ПМ Адвертайзинг»
ООО «Техкорм»
ООО «П.К. Формула кино»
«ПАУ ЦФО»
ООО «Бэбилис Восток»
ООО «Большая Российская энциклопедия»
ООО УК «Альфа-Капитал»
ООО «Инфоброкер»
ООО «Юстимак»
«Музеон»
«Диодан»
ГУП «Московское областное бюро технической инвентаризации»
ООО «Лукойл»
Рэд Сквеа Девелопмент Компани
ФГБОУ ВО МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)
ТелиаСанера
РусЕвроКапитал
Лайф Финансовая группа
Mercedes-Benz
Реутовский детский дом
Нокиан
ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ»
Фонд поддержки детей
Рекомендательное письмо от Бокаревой
Рекомендательное письмо Бурзилов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо от Копытова
Рекомендательное письмо Назаренко
Рекомендательное письмо Осипов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо Внукова
Рекомендательное письмо от Завьяловой
Министерство Приморского края
ООО «Русский Розничный Холдинг»