Несмотря на тенденцию цифровизации, для любого бизнеса характерно большое количество бумаг: учредительных, распорядительных, налоговых, финансовых. Утилизации подлежат лишь документы с истекшим сроком в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Несоблюдение требований законодательства может привести к различным негативным последствиям, поэтому важно грамотно подойти к процедуре их уничтожения.
Какие документы разрешается утилизировать?
У каждого документа есть свой срок действия. Работа с бухгалтерскими документами осуществляется на положениях ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» и ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии с этими нормативными актами документы, использующиеся в бухгалтерском или налоговом учете, а также для исчисления налоговых платежей, необходимо хранить в течение 5 лет. Также в течение этого срока необходимо обеспечить сохранность:
- кассовых книг;
- оборотных ведомостей;
- рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
- актов ревизий;
- договора на банковское обслуживание;
- кредитного договора (при наличии залог срок увеличивается до 10 лет) и т.д.
Особого внимания требует хранение кадровых документов. Срок обеспечения сохранности личных дел сотрудников, анкет, зарплатных реестров, приказов о направлении в командировку составляет до 50 лет (в ряде случаев: до 75 лет).
За преждевременное уничтожение документа или его потерю предусмотрена административная ответственность путем наложения штрафа на должностное лицо и организацию.
В случае уничтожения документов до истечения срока из-за непригодности к чтению, вызванную внешними обстоятельствами (пожар, затопление, стихийные бедствия), необходимо сделать соответствуют отметку в акте в разделе «примечание».
Пошаговый алгоритм уничтожения документов
Процедура утилизации начинается с формирования экспертной комиссии. Ее состав и функции утверждаются руководителем. Обычно в ней присутствует не менее 3-х человек из разных отделов (бухгалтерия, кадровая служба, юридическое подразделение). Их основная задача – правильно определить, какие документы можно утилизировать, а какие нет.
Функционал экспертной комиссии обычно включает решение следующих задач:
- отбор документов для утилизации;
- проверка папок с документами на предмет наличия актуальных бумаг и с истекшим сроком действия;
- расшивка дела;
- разработка акта;
- уничтожение отобранных объектов.
Если в одном деле находятся документы с истекшим сроком и актуальные бумаги, то дело необходимо его расшить и укомплектовать заново.
В ходе проверки могут быть выявлены оригиналы и их копии. В этом случае необходимо оставить на хранении только оригинальные документы, а все дубликаты уничтожить.
Микро- и малый бизнес редко создает экспертную комиссию. Эти обязанности обычно возлагаются на секретаря или иных должностных лиц, например, сотрудников кадровой службы.
Далее осуществляется отбор документов, срок хранения которых истек. Перечень бумаг к уничтожению отражается в акте. На законодательном уровне строгих рекомендаций к его бланку нет. Однако, большая часть организаций использует форму, рекомендованную Приказом Минкультуры РФ № 526. Данный документ включает в себя 2 части:
- Табличная. Здесь необходимо указать наименование дела, год, количество единиц, установленные сроки хранения по закону, примечания.
- Информационная. В данном разделе отражается общее количество страниц, реквизиты протокола экспертной комиссии о согласовании, подпись руководителя, дату.
После организационных моментов можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Способ ликвидации не установлен на законодательном уровне, поэтому организация сама решает, как лучше избавиться от бумаг: измельчить, сжечь или отправить на переработку подрядчику по договору.
Подготовительный этап включает в себя следующие мероприятия:
- изъятие документации из архива, сейфа или специально отведенных мест;
- удаление скрепок и иных соединений;
- упаковку для транспортировки к месту ликвидации.
Недопустимо использование документов с истекшим сроком на иные цели, например, для черновиков.
Большая часть документов сейчас хранится в электронном виде. Электронный ресурс также требуется своевременно очищать. Процесс уничтожения для данной категории является идентичным. Его особенностью выступает необходимость ликвидации документа вместе с его носителем, а также всех сделанных копий. В случае нахождения документов на жестком диске компьютера перенос в корзину или удаление через функцию «delete» не гарантирует полное уничтожение. В этом случае требуются дополнительные мероприятия, например, утилизация винчестера.
Как не ошибиться со сроком хранения
Рекомендуем учитывать следующие правила:
- срок оформления 2010 год и позже: необходимо руководствоваться Приказом Росархива № 236 и ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- срок оформления 2009 год и ранее: обращаем внимание на требования, установленные Приказом Росархива от 06 октября 2010 года.
Ликвидации подлежат документы, срок хранения которых истек на 1 января отчетного года. Например, первичная документация от 2019 года подлежит уничтожению не ранее 1 января 2024 года.
Какие документы лучше сохранить?
Несмотря на окончание срока, рекомендуем сохранить финансовые документы:
- в случае возможного судебного разбирательства или при получении претензии;
- если в организации был зафиксирован убыток (их срок хранения увеличивается пропорционально данному периоду);
- по крупным сделкам (информация может быть запрошена налоговыми органами при проверке партнера).
Итак, документы с истекшим сроком необходимо своевременно уничтожать. Процесс является строго регламентированным с оформлением акта. Ответственность за сохранность документов лежит на руководителе. По приказу этот функционал может быть передан другому должностному лицу.
