Подготовка документов для сдачи в архив

В процессе деятельности каждой организации образуется масса бумажных документов, большая часть из которых отправляется в архив. Цель процедуры – урегулирование документооборота, хранение бумаг в целости и сохранности, защита информации от несанкционированного доступа.

Какие документы подлежат передаче в архив

В соответствии с Приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019 года, архивированию подлежат следующие документы:

  • бумаги временного хранения (до 10 лет) – приказы, распоряжения, переписка с партнерами, регламентная документация;
  • долговременные документы (содержатся в архиве более 10 лет) – кадровые, технические, данные по резервному копированию и защите информации;
  • постоянного хранения – уставные, учредительные, бухгалтерские, кадровые, отчетные документы остаются на хранении на все время деятельности организации.

Также в архив отправляются бумаги недолговременного хранения – до тех пор, пока не утратят своей актуальности, но на срок не более года.

Подготовка документов для сдачи в архив

Как происходит подготовка документов в архив

Подготовка бумаг для архивного хранения – целый комплекс мероприятий, которые требуют от сотрудников знаний и опыта, а также соблюдения требований стандарта. Если организация небольшая, то к архивированию документов может привлечь и собственных работников, но для работы с большим объемом бумаг понадобятся услуги специализированной компании.

Этап 1. Экспертиза ценности бумаг

Этап, который осуществляет специально созданная экспертная комиссия. Эксперты определяют ценность каждого документа и определяют срок его хранения, разделяют бумаги по категориям – для передачи на архивное хранение (временно или постоянно), для хранения в структурных подразделениях организации (до 10 лет) и для уничтожения.

Этап 2. Оформление дел

Специалисты выполняют следующий перечень работ:

  • Нумерация листов дела для закрепления порядка расположения бумаг и защиты от несанкционированного изъятия. В одном деле должно быть не более 250 листов, в ином случае стопка бумаг разделяется на два и более тома.
  • Составление описи документов, которые подшиваются в дело. Опись содержит данные о номерах и видах бумаг, их краткое содержание.
  • Переплет дел. Предварительно с листов удаляются скрепки и др. крепежные элементы. Сшивка дел для передачи в архив обычно осуществляется в 3-5 проколов с применением картонной обложки. Важно, чтобы текст переплетенного дела можно было прочесть, иначе документы не будут приняты архивариусом.
  • Опечатка дел. После сшивки концы нитей запечатываются наклеенной бумажной заплаткой или сургучной печатью. На заплатке указывается количество листов в деле, дата сшивки и подпись ответственного лица, ставиться печать организации.

Этап 3. Составление описи дел

Опись дел, которые передаются на хранение, позволяет быстро отыскать документ, находящийся на архивном хранении. Данные описи вводятся в систему учета, которая обеспечивает удобство и эффективность работы с документами в архиве.

Этап 4. Подготовка акта о выделении документов к утилизации

В акте указывается перечень и количество бумаг, основания для их уничтожения и способ утилизации. Документ заверяется подписями членов экспертной комиссии и лица, ответственного за утилизацию.

Подготовка документов для сдачи в архив

Заключение

Подготовка документов для передачи на архивное хранение должна проводиться при соблюдении всех требований стандарта. Если в организации нет специального отдела, который бы занимался этой работой, то рекомендуется обратиться в компанию, предоставляющую профессиональные услуги в сфере архивирования документации. Привлечение специалистов со стороны позволит снизить непрофильную нагрузку на сотрудников отдела кадров и бухгалтерии, на чьи плечи обычно ложится работа с бумагами, а также гарантирует оперативное и качественное решение поставленной задачи любого объема и сложности.

Архивные услуги

Наши клиенты — наше имя

Газпром
Лаборатория Касперского
Metabo
Mail
Hilton
АО КБ «Соколовский»
Holiday Inn
Большой театр
Otis
Salamander
Ланта-Банк
Кинö
ЛУКОЙЛ
ОАО Российские железные дороги

Отзывы

ООО «СТ групп»
ООО «Джилли-Моторс»
ООО «СимКоннект»
ООО «ПМ Адвертайзинг»
ООО «Техкорм»
ООО «П.К. Формула кино»
«ПАУ ЦФО»
ООО «Бэбилис Восток»
ООО «Большая Российская энциклопедия»
ООО УК «Альфа-Капитал»
ООО «Инфоброкер»
ООО «Юстимак»
«Музеон»
«Диодан»
ГУП «Московское областное бюро технической инвентаризации»
ООО «Лукойл»
Рэд Сквеа Девелопмент Компани
ФГБОУ ВО МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)
ТелиаСанера
РусЕвроКапитал
Лайф Финансовая группа
Mercedes-Benz
Реутовский детский дом
Нокиан
ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ»
Фонд поддержки детей
Рекомендательное письмо от Бокаревой
Рекомендательное письмо Бурзилов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо от Копытова
Рекомендательное письмо Назаренко
Рекомендательное письмо Осипов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо Внукова
Рекомендательное письмо от Завьяловой
Министерство Приморского края
ООО «Русский Розничный Холдинг»