В процессе деятельности каждой организации образуется масса бумажных документов, большая часть из которых отправляется в архив. Цель процедуры – урегулирование документооборота, хранение бумаг в целости и сохранности, защита информации от несанкционированного доступа.
Какие документы подлежат передаче в архив
В соответствии с Приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019 года, архивированию подлежат следующие документы:
- бумаги временного хранения (до 10 лет) – приказы, распоряжения, переписка с партнерами, регламентная документация;
- долговременные документы (содержатся в архиве более 10 лет) – кадровые, технические, данные по резервному копированию и защите информации;
- постоянного хранения – уставные, учредительные, бухгалтерские, кадровые, отчетные документы остаются на хранении на все время деятельности организации.
Также в архив отправляются бумаги недолговременного хранения – до тех пор, пока не утратят своей актуальности, но на срок не более года.
Как происходит подготовка документов в архив
Подготовка бумаг для архивного хранения – целый комплекс мероприятий, которые требуют от сотрудников знаний и опыта, а также соблюдения требований стандарта. Если организация небольшая, то к архивированию документов может привлечь и собственных работников, но для работы с большим объемом бумаг понадобятся услуги специализированной компании.
Этап 1. Экспертиза ценности бумаг
Этап, который осуществляет специально созданная экспертная комиссия. Эксперты определяют ценность каждого документа и определяют срок его хранения, разделяют бумаги по категориям – для передачи на архивное хранение (временно или постоянно), для хранения в структурных подразделениях организации (до 10 лет) и для уничтожения.
Этап 2. Оформление дел
Специалисты выполняют следующий перечень работ:
- Нумерация листов дела для закрепления порядка расположения бумаг и защиты от несанкционированного изъятия. В одном деле должно быть не более 250 листов, в ином случае стопка бумаг разделяется на два и более тома.
- Составление описи документов, которые подшиваются в дело. Опись содержит данные о номерах и видах бумаг, их краткое содержание.
- Переплет дел. Предварительно с листов удаляются скрепки и др. крепежные элементы. Сшивка дел для передачи в архив обычно осуществляется в 3-5 проколов с применением картонной обложки. Важно, чтобы текст переплетенного дела можно было прочесть, иначе документы не будут приняты архивариусом.
- Опечатка дел. После сшивки концы нитей запечатываются наклеенной бумажной заплаткой или сургучной печатью. На заплатке указывается количество листов в деле, дата сшивки и подпись ответственного лица, ставиться печать организации.
Этап 3. Составление описи дел
Опись дел, которые передаются на хранение, позволяет быстро отыскать документ, находящийся на архивном хранении. Данные описи вводятся в систему учета, которая обеспечивает удобство и эффективность работы с документами в архиве.
Этап 4. Подготовка акта о выделении документов к утилизации
В акте указывается перечень и количество бумаг, основания для их уничтожения и способ утилизации. Документ заверяется подписями членов экспертной комиссии и лица, ответственного за утилизацию.
Заключение
Подготовка документов для передачи на архивное хранение должна проводиться при соблюдении всех требований стандарта. Если в организации нет специального отдела, который бы занимался этой работой, то рекомендуется обратиться в компанию, предоставляющую профессиональные услуги в сфере архивирования документации. Привлечение специалистов со стороны позволит снизить непрофильную нагрузку на сотрудников отдела кадров и бухгалтерии, на чьи плечи обычно ложится работа с бумагами, а также гарантирует оперативное и качественное решение поставленной задачи любого объема и сложности.
