Федеральный закон №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 призван регулировать отношения в сфере хранения и использования архивных документов в государственных, частных и ведомственных архивах. Постановлением Правительства РФ №1562 «Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России» от 28.12.1998 года обязанности контролировать соблюдение правил хранения документов, которые относятся к архивному фонду, накладываются на Росархив.
Контролирующие органы проверяют выполнение организациями исполнение требований закона в области архивного дела, сохранности, комплектования и использования документов в делопроизводстве. За нарушение законодательных норм предусмотрены штрафы, административная и уголовная ответственность.
Что считается нарушением правил архивного хранения
- Неправильное комплектование и учет документов.
- Не сохранение документов, которые подлежат обязательному архивному хранению, например, первичная учетная кадровая документация, бумаги по личному составу.
- Несоблюдение условий для правильного хранения документов. Нарушение температурного и влажностного режима приводит к быстрой порче и скорейшему старению бумаг, а также полной или частичной утрате архива. К примеру, лишняя влага впитывается из воздуха в бумажный документ, приводит к его разбуханию, появлению плесневого грибка, размыванию теста, что в целом делает документацию совершенно непригодной к использованию и дальнейшему хранению.
- Уничтожение документов раньше установленного срока.
- Утеря или кража документации.
- Необоснованный отказ принять на хранение документы, которые относятся к документации постоянного хранения.
- Нарушение правил доступа к архивным документам и их использования.
Административная ответственность
Несоблюдение правил хранения архивных документов наказывается наложение штрафных санкций на организации, предприятия и учреждения всех форм собственности. При выявлении нескольких нарушений штраф взыскивается за каждое в отдельности. Уплата штрафа не снимает с нарушителя обязанности устранить нарушение.
Какие штрафы предусмотрены
- Для организаций – 5-10 тысяч рублей.
- Для должностных лиц (руководителя компании или структурного подразделения) – 3000-5000 рублей.
- Для индивидуального предпринимателя – от 3 до 5 тысяч рублей (особенности в примечании к статье 2.4 КоАП РФ).
- Для уполномоченного лица (работника архива, подразделения компании) – от 1 до 3 тысяч рублей.
Уголовная ответственность
Документы компаний, которые образовались после приватизации, являются собственностью государства. Если бумаги были утеряны, украдены, повреждены, скрыты или несанкционированно уничтожены, то на компанию налагается уголовная ответственность, предусмотренная статьей №325 УК РФ. Однако, в действительности уголовное дело или производство на основании несохранности документов открывается лишь в исключительных случаях. В основном нарушителей наказывают крупными штрафами.
Кто несет ответственность за хранение архивных документов
За качество подготовки документации к хранению и непосредственно сам процесс хранения отвечает должностное лицо – руководитель компании или структурного подразделения (архива, отдела кадров, пр.). Но, сама работа по процессу архивирования и обеспечения соблюдения требований хранения возлагается на специальное лицо, в должностной инструкции которого четко прописаны обязанности по ведению архива.
Если архивные дела передаются на хранение в стороннюю организацию, то ответственность за соблюдение требований и норм хранения лежит на уполномоченных ее представителях.
Негосударственные архивы могут существовать лишь при наличии лицензии на ведение архивной деятельности.
Размер штрафа определяется представителями контролирующих органов в соответствии с видом и особенностями нарушения. В подтверждение наличия несоблюдения правил архивного хранения, проверяющие составляют акт, который может быть оспорен исключительно в суде.
При обнаружении грубых нарушений или не устраненных (идентичные проблемы были выявлены во время предыдущей и текущей проверке), к уголовной ответственности привлекается руководитель, главный бухгалтер компании и уполномоченный сотрудник архива.
