Для определения сроков хранения документов руководство и архивные работники организации (независимо от формы собственности) руководствуются следующими нормативно-правовыми актами:
- ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива №77 от 31.07.2023 и №236 от 20.12.2019;
- Приказ ФАС №142 от 28.12.2021.
- Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности компании – Приказ Минкультуры РФ №1182 от 31.07.2007.
- Федеральный Закон №43 от 02.03.2016.
Ответственность за соблюдение правил и сроков хранения документов несет руководитель компании, контроль времени хранения осуществляет ответственное лицо – главный бухгалтер, сотрудник архива, пр.
Регламент хранения
Документ содержит правила хранения первичной документации (бумажной и электронной), которая накапливается в компании. В зависимости от вида, документы могут храниться временно или бессрочно (постоянно). В первом случае закон указывает срок хранения в годах, по истечении которых собирается комиссия для проведения анализа документов, определения их значимости, необходимости дальнейшего сберегания или уничтожения. Документация постоянного хранения не подлежит уничтожению и передается в архив.
Сколько хранятся бухгалтерские документы
Стандартный период сберегания бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако существуют и исключения:
- Хранение документов по международным стандартам, годовых ведомостей по отчислению страховых взносов в ФСС, книг учета доходов и расходов компании осуществляется на постоянной основе.
- 75 лет сберегаются ведомости по выдаче дивидендов, налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам по ЕСН и страховым взносам по пенсионному страхованию, формы №1 НДФЛ, информация о доходах физлиц, не имеющих лицевых счетов.
- На сохранение оперативных отчетов по счетам в иностранной валюте отводится 10 лет.
- Счета-фактуры хранятся 4 года.
Сколько времени нужно сохранять кадровые документы
- Постоянное место в архиве отведено личным делам сотрудников компаний различного направления, а также полисам страхования гражданской ответственности работников опасных и вредных производств.
- 75 лет хранятся заключения о сокращении длительности рабочей смены на вредных предприятиях, командировочные удостоверения работников в сложных климатических зонах (на Крайнем Севере, пр.).
- 75 лет остаются в архиве документы по ведению трудовых книжек сотрудников, невостребованные оригиналы документов персонала компании, а также книги регистрации отбытия – прибытия, журналы учета и выездные дела специалистов, которые работают за границей.
- Аттестационные карты, нормативные документы по стандартизации рабочих мест хранятся 45 лет.
- На сохранение графиков учета рабочего времени отводится 5 лет – для производства со стандартными условиями и 75 лет – для предприятий с вредными условиями труда.
- Информация о выдаче премий, а также справок с указанием размера зарплаты, стажа, должности сберегается 5 лет.
- Документы с правилами внутреннего трудового распорядка сохраняются на протяжении 1 года.
До наступления 2016 года документы, которые связаны с сотрудниками компании, хранились 75 лет. С наступлением 1.01.2016 года срок хранения был уменьшен до 50 лет, но только для документации, которая была составлена после наступления 2003 года.
Длительное хранение кадровых документов необходимо для того, чтобы бывшие или настоящие сотрудники могли восстановить информацию, которая была утеряна, либо Пенсионный фонд мог запросить данные по какому-либо работнику.
Ответственность за хранение документов
Руководитель компании или ответственное лицо не имеет права уменьшать сроки хранения документов. По решению комиссии (собрание акционеров, исполнительного органа или наблюдательного совета) период сохранения может быть увеличен, о чем составляется специальное распоряжение или вносятся соответствующие поправки в Устав.
Если правила хранения документации были нарушены, то руководство компании несет следующие убытки:
- налоговая служба, не получившая должных документов, проводит доначисление налога, а также накладывает штрафные санкции и пени;
- ко всему этому придется уплатить штраф за отсутствие самого документа – по 200 рублей за каждую форму, при этом ответственное лицо оштрафовывается на 300 – 500 рублей;
- если отсутствие документа привело к снижению налоговой базы, то сумма штрафа составит 20% от суммы налога, но не меньше 40000 рублей, при этом ответственное лицо обязуется заплатить штраф от 5 до 10 тысяч рублей;
- за отсутствие кадрового документа налагается штраф от 1 до 50 тысяч рублей, что зависит от формы собственности и доходности компании.
Заключение
Компании всех форм собственности обязаны хранить кадровую, бухгалтерскую, налоговую и пр. документацию в течение всех лет, предусмотренных законом. Однако, зачастую случаются ситуации, когда бумажный документ бывает утерян или уничтожен в результате пожара, потопа или др. ситуации. В этом случае ответственным лицам все равно не избежать штрафов.
Чтобы снизить риски, рекомендуется перевести всю имеющуюся документацию в электронный вид, что поможет защитить документы от внешних факторов, утери, несанкционированного уничтожения, предупредит неприятности с контролирующими органами и затраты на штрафы. Компания «Архивариусъ» быстро, качественно и недорого выполнит оцифровку документации с организацией электронного архива. Звоните!
